L’art de bien organiser une visioconférence

Tout comme les réunions physiques, les réunions virtuelles doivent avoir une mise en place spécifique, un fil conducteur, des documents ou des supports de présentation. Organiser une visioconférence correctement permet à chaque collaborateur de travailler dans des conditions optimales et propices à la productivité.

Envoyer une invitation et définir l’objectif de la visioconférence

Même à distance, ne tombez pas dans le piège de la «réunionite» ! Ne fixez des visioconférences que si cela est indispensable. Échangez exclusivement sur l’avancé de vos projets et sur les sujets importants qui nécessitent qu’on y  trouve des solutions concrètes et efficace à la fin de l’entretien. Pour cela, préparez un ordre du jour concis, respectez l’heure fixez de rendez-vous et le temps imparti. Les envois d’invitations, ne doivent concerner que les collaborateurs indispensables au projet. Inutile de mettre tout le monde dans la boule si cela n’est pas nécessaire.

Préparer les supports de présentation

Dans l’ère du digital, toutes les entreprises devraient avoir recours à un drive ou un cloud de type Dropbox, Google Drive pour stocker les documents importants auxquels doivent avoir accès tous les collaborateurs. Assurez-vous avant vos visioconférences que tous vos collaborateurs ont accès aux fichiers dont vous traiterez pendant vos réunions. Autre alternative : testez les paramètres de partage d’écran de votre application de visioconférence afin que vos collègues puissent regarder en même temps que vous votre écran d’ordinateur.

Être confortablement installé et avoir une bonne connexion

Tester tout son matériel ! Le son, l’image, la luminosité de la pièce et la performance de votre connexion wifi : tout doit être optimisé avant vos réunions tant par ceux qui l’organisent que ceux qui y sont convié ( Comment paraître à son avantage pendant un appel vidéo ? : ⏩ https://www.bitwip.fr/liens-du-lundi/comment-paraitre…t-un-appel-video/). Privilégiez la lumière naturelle, pour éviter l’effet trop blanc et mauvaise mine d’un éclairage un petit peu trop violent. Pensez aussi à vous tenir droit face à la caméra.

Si la pièce dans laquelle vous vous trouvez n’est pas spécialement aménagée ou n’arbore pas un décor présentable, optez pour un arrière-plan virtuel. Il s’agit d’une solution qui peut vous sauver la mise !

Être présentable même en pyjamas !

L’avantage de la visioconférence, c’est qu’il n’y a que la tête et l’arrière-plan qui soient visibles par les autres collaborateurs. Cela n’empêche que vous devez à tout prix soigner votre présentation par respects pour vos collègues comme si vous vous rendiez physiquement au travail.

Vous souhaitez être à l’aise à la maison mais présentable aucun souci ! Cela ne vous empêche pas de porter un bas de pyjamas et un polo ou un chemisier bien repassé !

Conclure la réunion par un mail récapitulatif des points importants abordés

Concluez toujours vos visioconférences par un bref résumé ou une liste de choses à optimiser dans le cadre de vos projets : prenez des notes ! Ce sont de petits détails auxquels on ne pense pas forcément mais grâce auxquels on peut faire la différence !